Dies ist zum einen der Konvertierungsprozeß, in welchem die Daten von einem unternehmensinternen Format (Inhouse-Format) in das EDIFACT-Format übersetzt werden oder umgekehrt. Zum anderen ist dies der Kommunikationsprozeß, in dem die Daten über Telekommunikationsnetze (analog oder über ISDN) vom Sender an den Empfänger übertragen werden. Von einem EDI-System werden diese beiden Teilprozesse in einem vollautomatischen Ablauf zu einem Gesamtprozeß integriert. Konvertierungsprozeß Um die aus einem Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssystem in einem Inhouse-Format zur Verfügung gestellten Daten in die EDIFACT-Norm übersetzen zu können, bedarf es eines Konverters. Dieser Konverter ist Teil des EDI-Systems, das sowohl die Kommunikation als auch die Konvertierung der Daten vollautomatisch abwickelt (vgl. Kommunikationsprozeß). Damit die in der EDIFACT-Norm übertragenen Daten von der Applikation des EDI-Partners automatisch verarbeitet werden können, muss auf der Seite des EDI-Partners ebenfalls ein EDI-System eingesetzt werden, welches die Übersetzung der Daten aus der EDIFACT-Norm in ein für seine Anwendung verarbeitbares Inhouse-Format übernimmt. Der Ablauf eines EDI-Datenaustausches im EDIFACT-Format erfolgt dabei wie folgt (vgl. Abbildung 1):
Abbildung 1: Ablauf eines EDI-Datenaustausches
Die Möglichkeit der automatischen Weiterverarbeitung der aus dem EDIFACT-Format konvertierten Daten in ein zuvor eindeutig definiertes Inhouse-Format (Flatfile) ermöglicht den Datenimport in betriebswirtschaftliche Applikationen, wobei es im Regelfall keine Rolle spielt, welche Applikation im Einsatz ist. Verschiedene Applikationen (z.B. Baan, SAP oder KHK) verfügen zumeist über Standardschnittstellen für den EDI-Datenaustausch, die für die Konvertierung im EDI-System gemäß den Anforderungen des einzelnen Kunden gefüllt werden können. Abbildung 2 zeigt den Prozeß der automatischen Verarbeitung der EDI-Daten:
Abbildung 2: Ablauf der automatischen Verarbeitung der EDI-Daten
Die entscheidende Frage ist, warum die Daten erst in eine Norm wie EDIFACT übersetzt werden müssen, damit der Partner sie automatisch verarbeiten kann. Der Grund für den scheinbar umständlichen Weg über eine Konvertierung der Inhouse-Struktur in das EDIFACT-Format liegt in einem entscheidenden Vorteil : Dieses Regelwerk ist weltweit gültig. Durch die Verwendung der EDIFACT-Norm werden spezielle Vereinbarungen zwischen Unternehmen überflüssig, da jeder Geschäftspartner mit Hilfe eines Konverters in der Lage ist, die Daten zu verarbeiten. Wenn ein Inhouse-Format ausgetauscht werden sollte, müssten mit jedem EDI-Partner weltweit bilaterale Vereinbarungen über den Nachrichtenaufbau bzw. Informationsgehalt getroffen werden. Dies würde je nach Anzahl der Partner und auszutauschenden Dokumente einen nicht zu bewältigenden organisatorischen Aufwand bedeuten.
Kommunikationsprozeß Beim EDI-Kommunikationsprozeß lassen sich prinzipiell zwei verschiedene Formen unterscheiden, die in der Praxis zur Anwendung kommen. Bei der ersten Alternative der Kommunikation wird eine direkte Verbindung (Point-to-Point) zwischen Sender und Empfänger aufgebaut. Gerade bei der Übertragung von zeitkritischen Daten für die Just-in-Time-Belieferung wird diese Art der Kommunikation praktiziert, weshalb sie in der Automobilindustrie weit verbreitet ist. Als Protokoll für die Übertragung wird dabei auf das OFTP-Protokoll (ODETTE File Transfer Protocol) zurückgegriffen. Die zweite Möglichkeit der Kommunikation entkoppelt Sende- und Empfangsvorgang durch die Verwendung einer Mailbox (Store-and-foreward). Dies hat den Vorteil, dass keine permanente Verbindung zum EDI-Partner aufgebaut werden muss, sondern lediglich zu bestimmten Zeiten an eine Partner-Box gesendet bzw. die eigene Box abgerufen wird. Die Kommunikationskosten sind daher wesentlich geringer als bei der Point-to-Point-Übertragung und die eigene Box dient für beliebig viele EDI-Partner als elektronischer Briefkasten. Ein weiterer Vorteil der Store-and-forward-Kommunikation ist die Sicherheit, da der EDI-Partner keinen direkten Zugang zum eigenen Rechner hat. Augenblicklich wird fast standardmäßig das X.400-Protokoll für den EDI-Datenaustausch über eine Mailbox verwendet. Für dieses Protokoll bieten mehrere Anbieter (z.B. Telekom, IBM und General Electric) Mailboxen als sogenannte Mehrwertdienste an (vgl. Abbildung 3).
Abbildung 3: EDI-Kommunikationsprozeß
Da der Siegeszug des Internets auch an EDI nicht spurlos vorüberzieht, existiert bereits die Möglichkeit, EDIFACT-Dateien auch über das Internet, sprich über Email, auszutauschen. Hier kommt dann das TCP/IP-Protokoll zum Einsatz. Als Mailbox steht die vom Internet Service Provider (ISP) vorgegebene Email-Adresse zur Verfügung. Die EDI-Systeme bedienen sich zur Abwicklung der Kommunikation eines zumeist integrierten Kommunikations-Moduls. Für einen vollautomatischen EDI-Ablauf lassen sich die Systeme zeit- oder ereignisgesteuert einstellen. Zu fest definierten Zeiten wird in Senderichtung die Kommunikation zur Mailbox des Partners und in Empfangsrichtung zur eigenen Box aufgebaut. In Senderichtung werden die vom Konverter zur Verfügung gestellten EDIFACT-Dateien an die Box des Partners versendet, in Empfangsrichtung werden die aus der eigenen Box abgeholten EDIFACT-Dateien des Partners automatisch dem Konverter zur Verfügung gestellt, der dann die weitere Verarbeitung steuert.
Teil 1 EDI Technologie
