Technik alleine kann's nicht richten: Bei vielen Unternehmen hakt es grundlegender, wenn es um die Prozesse beim Einkauf geht.
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Erheblichen Optimierungsbedarf hat eine Befragung von Wilken und Openshop zum Thema "Trends im Einkauf" ausgemacht: Von den 125 teilnehmenden Unternehmen gaben 63 Prozent an, dass ihr Einkauf nicht optimal organisiert sei. Probleme bereite vor allem die Rechnungsprüfung. Sie sei für 22 Prozent aller Befragten ein Engpass. Rechnungen, die keiner Bestellung zuzuordnen sind, verursachten einen enormen Zeitaufwand. Hier musste mehrfach in den Abteilungen nachtelefoniert werden, wer was warum bestellt hat. Das scheint auch bei immerhin neun Prozent aller Rechnungen der Fall zu sein. Ein elektronisches Verfahren könne Abhilfe schaffen. Doch weniger als die Hälfte der Unternehmen hätten überhaupt sogenannte eProcurement-Lösungen im Einsatz.
"Viele Unternehmen stecken bezüglich der internen Einkaufsorganisation noch in den Kinderschuhen", fasst Markus Jehle von Openshop eProcurement bei Wilken, zusammen. "Sie fangen erst an, sich über die Kosten des Einkaufs Gedanken zu machen." Beleg dafür könnte sein, dass erst die Hälfte aller Befragten eine Prozesskostenrechnung darüber angestellt haben, was sie der Einkaufsprozess kostet. Weitere Verbesserungspunkte seien das Genehmigungsverfahren sowie die Beschaffung über Kataloge. Bei über der Hälfte aller Unternehmen sei das Genehmigungsverfahren papierbezogen. Das bedeute lange Dienstwege und Wartezeiten, die mittels eines elektronischen Verfahrens deutlich reduziert werden könnten. Gleiches gelte für die Produktsuche: hier greifen noch 43 Prozent auf schwere Papierkataloge zurück. "Das ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch eine enorme Fehlerquelle", so Markus Jehle. Denn vom Lieferanten elektronisch zur Verfügung gestellte Kataloge seien immer aktuell und Bestellnummer sowie Preise würden direkt ins Bestellformular übernommen. Die Suche sei viel schneller. So ließe sich die angegebene durchschnittliche Bestelldauer von heute sechs Arbeitstagen deutlich reduzieren.
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