Nicht in fernen Galaxien, sondern in den Ausgaben der meisten europäischen Großunternehmen lassen sich erhebliche "schwarze Löcher" entdecken. In der European Spend Agenda 2004 vom Centre for Management Development der London Business School wird belegt, dass aufgrund mangelnder Transparenz weniger als die Hälfte von ihnen Kontrolle über ihre Ausgaben besitzen.
Durch fehlende bzw. mangelhafte Visibilität bei Unternehmensausgaben entstehen "schwarze Löcher" in Bereichen, die nicht angemessen überwacht oder verwaltet werden. Solche schwarzen Löcher treten vorwiegend beim Einkauf von Dienstleistungen auf. Die Hälfte der für die Spend Agenda befragten 225 Einkaufsleiter gab zu, dass die Transparenz in diesen Bereichen weniger als 25 Prozent beträgt.
Das größte schwarze Loch von Ausgaben besteht bei Beratungsdienstleistungen. In diesem Bereich liegt die Transparenz laut Einkaufsleitern bei kaum 30 Prozent. Gering ist die Transparenz der Ausgaben jedoch auch bei den übrigen eingekauften Dienstleistungen wie Betriebsanlagenverwaltung, Geschäftsreisen, IT und Zeitarbeit.
Die Mehrzahl der Einkaufsleiter gab zu, dass die Kategorie "Immaterielle Dienstleistung" für sie zu den am schwierigsten zu verwaltenden zählt. Im Vergleich zum Erwerb einer Ware aus einem Katalog ist der Einkauf einer immateriellen Dienstleistung, z. B. der Betriebsanlagenverwaltung für mehrere Standorte, ein komplexer Vorgang, bei dem verschiedene Klauseln und Leistungskriterien zu berücksichtigen sind.
Dies wird durch die Umfrage gestützt, die aufzeigte, dass die beiden Hauptprobleme, mit denen Einkaufsleiter bei der Ausgabenverwaltung von Dienstleistungen kämpfen, einerseits in der Komplexität und Vielfalt von Dienstleistungspreisen liegt andererseits in der subjektiven (Bewertungs-)Natur der Lieferantenleistung in diesen Sektoren. Verträge mit Dienstleistungsanbietern sind im Vergleich zu anderen Vertragsarten gewöhnlich langfristiger angelegt. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die Unternehmen diese Probleme bereits zum Zeitpunkt der Verhandlungen angehen, damit von Anfang an auf den bestmöglichen Abschluss hingearbeitet werden kann.
Vor allem können die Unternehmen das Problem der schwarzen Löcher bei Ausgaben nicht ignorieren. Eine mangelnde Transparenz bei Ausgaben ist gleichbedeutend mit Einsparungslecks. Trotz eines verstärkten Rufs nach Verantwortlichkeit im Business werden in Unternehmen jährlich Hunderte Millionen ausgegeben, die für Einkaufsexperten nicht oder nur kaum transparent sind. Nur zu häufig wissen Unternehmen nicht, welche Personen im Unternehmen welche Dinge mit Firmengeld einkaufen. Ohne zu wissen, was wo ausgegeben wird, können Unternehmen mit dem Aufbau einer umfassenden Spend Management-Strategie nicht einmal beginnen.
Um eine Vorstellung von dem Ausmaß des Problems zu vermitteln, untersuchte die Umfrage, in welchen Kategorien die größten Ausgaben anfallen. Am höchsten lagen sie bei Marketing und Betriebsanlagenverwaltung, die 18 Prozent der Einkaufsleiter an die Spitze der Ausgabenliste setzten. Marketing wurde jedoch auch als der Bereich genannt, über dessen Ausgaben die geringste Kontrolle bestand.
Zu einer Zeit, in der Unternehmen noch immer versuchen, Kosten zu senken und Ausgaben zu minimieren, ist kein Platz für ineffiziente Ausgaben und nicht-vertragskonforme Einkäufe ("Maverick Buying"). Die Einkaufsabteilung steht direkt in der Schusslinie, denn europäische Unternehmen möchten die Kosten um durchschnittlich 8,3 Prozent senken. Ohne vollständige Kontrolle über die Unternehmensausgaben wissen Einkaufsleiter jedoch nicht, wo Unwirtschaftlichkeiten entstehen und wie sie behoben werden können.
Zwei der größten Probleme der Einkaufsleiter bei der Ausgabenkontrolle sitzen an beiden Enden der Beschaffung-Bezahlung-Kette: Zugriff auf und Analyse von Einkaufsdaten sowie Bewertung der Lieferantenleistung. Wenn man diese beiden Bereiche verwalten kann, so besitzt man die Informationen, die zu Leistungsverbesserungen und Kosteneinsparungen beitragen können. Bei den meisten Unternehmen besteht das Problem darin, dass der Informationskreislauf, der eine effizientere Konsolidierung der Einkäufe ermöglichen und zu einer Verkleinerung der Lieferantenlisten beitragen sollte, nicht aufgebaut wurde.
Wie können Unternehmen also Licht in die schwarzen Löcher bei Ausgaben bringen? Zuerst muss das Problem deutlich gemacht werden. Verstecken wird zu keiner Lösung führen. Die gute Nachricht ist, dass die Unternehmen, die Projekte vorantreiben, bereits eine überdurchschnittliche Transparenz in der jeweiligen Kategorie aufweisen.
Als erster Schritt muss sichergestellt werden, dass alle Einkaufsinformationen im Beschaffungssystem erfasst werden. Dies bedeutet, dass ihre ERP- und Supply Chain Management-Systeme so viele Informationen über die Unternehmensausgaben zuführen müssen wie möglich.
Befinden sich die Informationen einmal im System, sind sie so lange wertlos, wie sie nicht verwendet werden. Dazu müssen Anwendungen für Analyse und strategische Beschaffung zur Auswertung der Zahlen eingesetzt und anhand der Ergebnisse Lieferantenverträge nachverhandelt werden. Dies führt zwar zu taktischen Einsparungen, bietet jedoch keine strategische, langfristige Lösung.
Für die Verwaltung der Ausgaben müssen die Firmen eine unternehmensweite Strategie verfolgen, um nicht-vertragskonforme Ausgaben zu senken und sicherzustellen, dass jeder Vertrag ordnungsgemäß erfüllt wird. Nur durch die Entwicklung eines in sich geschlossenen Ansatzes für das Spend Management - von der Analyse der Einkaufsausgaben über strategische Beschaffung, Einkauf und Management der Lieferantenbeziehungen bis hin zu Fakturierung und Bezahlung - lassen sich Kosteneinsparungen erzielen und schwarze Löcher vollständig eliminieren.
Im idealen Szenario ist der Einkaufsleiter gegenüber der Unternehmensleitung verantwortlich. In vier der fünf untersuchten Leistungskategorien werden die Einkaufssysteme als effizienter beurteilt, wenn der Einkaufsleiter direkt der Unternehmensführung unterstellt ist. Dies hat sich für die Verbesserung von Transparenz, Kontrolle und Beschaffungsleistung als entscheidend erwiesen.
Da Kosteneinsparungen nach wie vor die Schlagzeilen füllen und die Aufmerksamkeit der Unternehmensführungen auf sich ziehen, können die Unternehmen dieses Thema nicht ignorieren. Unternehmen, die im Blick der Öffentlichkeit stehen, wie Telefonica, British Airways, Unilever, Airbus und Aventis, haben Spend Management-Initiativen bereits zu einem allgemein bekannten Bestandteil ihrer Unternehmensstrategien gemacht. Mit Hilfe der Beschaffung bringen sie Licht in die schwarzen Löcher bei Ausgaben und bieten durch geplante und messbare Kosteneinsparungen echten Shareholder Value.
Teil 1 Licht in schwarze Löcher
